Najčešće greške pri slanju elektronske pošte
Elektronska pošta je odavno postala standard u internet komunikaciji. Bez obzira na to kome je šaljete, postoje neka osnovna pravila kojih bi trebalo da se pridržavate. Evo nekoliko osnovnih grešaka u radu sa e-mailovima koje bi trebalo da izbegavate.
1. Slanje elektronske pošte prevelikom broju ljudi
Sastavljanje i slanje jednog e-maila obično ne oduzima mnogo vremena. Međutim, ako često šaljete poruke velikom broju ljudi, svako od njih mora da izdvoji vreme da ih pročita i odgovori na njih. I ne samo to – ako svako od njih odgovori na poruku koju ste poslali, i vi ćete potrošiti mnogo vremena da pročitate svaki od odgovora. Dakle, ukoliko šaljete e-mailove, šaljite ih samo onima koji bi zaista i trebalo da ih dobiju.
Ukoliko nije potrebno da se prati tok određenog posla ili pamte internet linkovi, najbolje je da se komunikacija obavlja na neki drugi način. Ako morate nešto da saopštite nekome ko je u istoj prostoriji, učinite to lično. Ako ono što saopštavate u e-mailu traži mnogo objašnjenja ili informacija, najbolje je da to saopštite lično ili putem telefona.
3. Nemojte slati duge i kompllikovane poruke
Ako je moguće, budite kratki i precizni. Nemojte koristiti preduge i komplikovane rečenice.
4. Vodite računa o naslovu poruke
U naslovu poruke jasno navedete šta je suština poruke. Na primer: Slike za sajt, Problem sa domaćim iz matematike, i slično. Takođe, ako poruku šaljete svom profesoru ili nastavniku, nemojte u naslov stavljati tekst poput „E, gde si, bre”, ili da izostavite naslov.
5. Naglasite da li je potreban hitan odgovor na poruku
Ukoliko šaljete e-mail na koji vam je potreban hitan odgovor, naglasite to u naslovu poruke, ali i u prvih nekoliko redova sâmog teksta. Ako to ne učinite, oni kojima šaljete e-mail verovatno neće odmah da vam odgovore, jer će pomisliti da vam nije potreban hitan odgovor. Naravno, ako vam nije potreban hitan odgovor, nemojte da pišete da jeste.
6. Proverite da li ste u e-mail stavili sve potrebne priloge
Ponekad je potrebno da uz e-mail pošaljete i neki prateći fajl – sliku, video ili audio fajl, ili neki tekstualni dokument. Ukoliko u tekstu poruke navodite da uz poruku šaljete i dodatne fajlove, pre slanja poruke proverite da li ste te fajlove zaista i dodali.
7. Vodite računa o pravopisu i slovnim greškama
Proverite svaku poruku pre no što je pošaljete. Ako je u pitanju dopisivanje sa drugovima, verovatno vam neće zameriti sitnije slovne ili pravopisne greške. Međutim, prilikom dopisivanja sa nastavnicima, profesorima ili šefom, morate da vodite računa o tome da e-mail ne sadrži slovne, pravopisne ili materijalne greške (na primer, grešku u ceni, količini, broju telefona i slično). Takođe, vodite računa da upotrebljavate sva slova srpske latinice, a ne njihove osiromašene zamene – c umesto č ili ć, s umesto š i slično.
8. Ne budite nezahvalni
Ako ste porukom zatražili pomoć od nekoga, i ako ste tu pomoć i dobili, nemojte da budete nezahvalni. Pošaljite povratnu poruku u kojoj ćete se zahvaliti na ukazanoj pomoći, ili se zahvalite uživo.
Možda ste ranije pravili neku od ovih grešaka. Nadamo se da smo vam ovim tekstom bar malo pomogli da ih ubuduće ne pravite.